In diesem Schritt sorgst du dafür, dass das FlexOffice von möglichst vielen Mitarbeitenden genutzt wird. Die Punkte eins und zwei setzt du fortlaufend um. Die Punkte drei bis fünf kannst du in regelmäßigen Abständen wiederholen.
3.1 Hilfestellung bereitstellen
Sei da, wenn Mitarbeitende Fragen zum FlexOffice haben oder bei der Umstellung Probleme auftauchen. Stelle sicher, dass du als Ansprechperson bekannt bist, und lade dazu ein, dich bei Fragen zu kontaktieren. Beziehe auch diejenigen mit ein, die bereits erfolgreich ihren persönlichen Büroplatz aufgegeben haben. Gründe zum Beispiel eine Community im Intranet, in der sich bereits Teilnehmende und Interessierte austauschen können.
3.2 Zur Teilnahme motivieren
Die ersten Bereiche haben erfolgreich das FlexOffice eingeführt. Wie gelingt es dir nun, weitere Mitarbeitende für das Angebot zu gewinnen? Bringe das Angebot in regelmäßigen Abständen in Erinnerung. Feiere Erfolge, indem du bekannt gibst, wenn weitere Bereiche umgestellt haben. Bitte Mitarbeitende, die das FlexOffice bereits nutzen, sich für das Angebot auszusprechen – zum Beispiel mithilfe unserer Vorlage „Testimonial FlexOffice“.
3.3 Feedback der Mitarbeitenden einholen
Circa zwei Monate nach Einführung des FlexOffice bittest du die Mitarbeitenden um Feedback. Mithilfe unserer Vorlage „Umfrage Nutzung FlexOffice” findest du unter anderem heraus, warum Mitarbeitende das FlexOffice (noch) nicht nutzen oder was noch nicht rund läuft. Vergleiche die Ergebnisse mit deiner Ausgangsbasis.
3.4 Verbesserungen umsetzen
Werte mithilfe unseres Werkzeugs „Zwischenauswertung FlexOffice” das Feedback der Mitarbeitenden aus und entwickle Verbesserungsideen. Setze diese anschließend in die Tat um.
3.5 Umsetzung kontinuierlich erweitern
Berücksichtige die Erfahrungen in der weiteren Umsetzung. Wähle die nächsten Bereiche für das FlexOffice nach Motivation, Digitalisierungsgrad und baulichen Gegebenheiten aus. Führe regelmäßige Informationsveranstaltungen und Schulungen durch, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die vereinbarten Regeln und Prozesse auch an mobilen Arbeitsplätzen einhalten.
3.6 Feedback geben
Bitte hilf uns dabei, die Informationen und Arbeitshilfen für diesen Schritt weiter zu verbessern. Beantworte uns dafür einige kurze Fragen.
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